Nyckelsystem – vad är det och hur fungerar det? Guide till nyckelsystem i fastigheter!

 

Om du vill se hur Realbridge hjälper dig att hålla koll på företagets nycklar kan du klicka här!

 

Först och främst; vad är ett nyckelsystem?

 

Det är kanske en grundläggande fråga, men vi tycker ändå att det är viktigt att börja med den. För det råder en viss förvirring om begreppet:

• Är det ett begrepp för systematiserad hantering av nycklar?
• Är nyckelsystem en mjukvara för att hantera nycklar?
• Eller är det kanske ett system för att kategorisera olika nycklar i nyckelskåpet?

 

via GIPHY

Ja, det beror såklart på vem man frågar, det är ett lite otydligt begrepp.

 

 

Vad vi menar med ett nyckelsystem 👇

När vi pratar om nyckelsystem menar vi:

”Nyckelsystem är den utrustning, inklusive nycklar, som krävs för att människor snabbt, smidigt och säkert ska kunna få tillgång till olika utrymmen i fastigheter.”

Det handlar om:

Fysiska komponenter som nycklar, taggar, läsare för taggar, nyckelskåp och nyckelbrickor.

Digitala komponenter som mjukvara för att bland annat administrera nycklar, sköta in- och utlåning samt ställa in olika behörigheter.

 

Vilka delar ingår i ett nyckelsystem?

Självklart finns det en mängd olika nyckelsystem på marknaden. De brukar dessutom vara anpassade utifrån olika fastigheters behov och förutsättningar. Med det sagt, innehåller nyckelsystem oftast dessa komponenter:

 

Nycklar, kort och taggar

Nycklarna är såklart grunden i alla nyckelsystem. Beroende på fastigheten och hur behoven ser ut kan man använda olika typer av nycklar såsom vanliga metallnycklar, elektroniska nycklar, krypterade nycklar, taggar eller RFID-kort.

Nyckelförvaring / nyckelskåp

Förvaringsplatsen för nycklarna är nästan lika viktig som nycklarna. Nyckelskåp finns i olika storlekar och utföranden och kan ha olika typer av säkerhetsfunktioner, till exempel kodlås, kortläsare eller biometrisk identifiering. Mer om detta längre ner.

Administrationssystem

För att hantera nycklarna på ett smidigt och effektivt sätt behövs ett system för att registrera, tilldela och spåra nycklarna. Administrationen kan ske manuellt eller med hjälp av appar och annan mjukvara. Realbridge-appen innehåller till exempel ett smidigt, digitalt administrationssystem.

Nyckelbrickor

För att identifiera de olika nycklarna i systemet brukar man använda nyckelbrickor. Nycklarna brukar ha information som visar vilket skåp de ska förvaras i, vem som ska använda dem eller vad de ger access till. Självklart ska denna information vara utformad så att inte utomstående kan förstå den.

Säkerhetsåtgärder

För att säkerställa att endast personer med rätt behörighet har tillgång till nycklarna och nyckelskåpen kan olika säkerhetsåtgärder användas. Här finns såklart en mängd säkerhetsåtgärder att utnyttja, till exempel övervakningskameror, larmfunktioner och loggning av användaraktivitet.

 

Så…är Realbridge ett nyckelsystem?

 

via GIPHY

 

• Är det ett begrepp för systematiserad hantering av nycklar?
• Är nyckelsystem en mjukvara för att hantera nycklar?
• Eller är det kanske ett system för att kategorisera olika nycklar i nyckelskåpet?

 

Realbridge består av:

• QR-koder
• Realbridge-appen
• Digitalt administrationssystem och nyckelregister

 

QR-koderna kan fästas på nyckelbrickor, nycklar eller taggar. Det är alltså gjort för att hantera nycklar – och få koll. Se det därför som ett komplement till ert övriga nyckelsystem.

 

Hur funkar det?

När du lånar ut en nyckel med Realbridge blippar du dess medföljande QR-kod med telefonens kamera. Den som tar emot nyckeln kvitterar sedan ut den direkt på telefonen. All information sparas i Realbridge-appen. Det gör att du alltid har koll på vem som har nyckeln och när de ska lämnas tillbaka.

Realbridge håller även koll på vilka nycklar som inte återlämnas i tid åt dig, och kan bland annat skicka automatiska sms- och epostpåminnelser till personen som lånat nyckeln. Det gör både att du slipper ringa och påminna om nycklar som inte återlämnats samtidigt som du minskar antalet nycklar som inte återlämnas i tid.

Så Realbridge är ett komplement till ert företags nyckelsystem och gör er nyckelhantering smidig, säker och spårbar.

All aboard? All aboard!

 

Vilka typer av nyckelsystem finns det?

 

 

via GIPHY

 

Nyckelsystem kan vara:

• Mekaniska nyckelsystem (det vill säga fysiska)
• Digitala nyckelsystem
• En kombination av digitala och fysiska nyckelsystem

 

Mekaniska nyckelsystem

De klassiska nyckelsystemen är helt mekaniska och använder inte digital teknik. Det är endast personer med tillgång till fysiska nycklar som kan öppna fastighetens olika dörrar. De mekaniska nyckelsystemen finns i flera olika varianter.

Digitala nyckelsystem

Idag är det vanligare att man använder ett digitalt, eller elektroniskt, nyckelsystem för att hantera nycklar i en fastighet. Detta innebär att nycklar till olika dörrar och rum i fastigheten är elektroniskt låsta. Det finns olika varianter av elektroniska nyckelsystem, där vissa använder nyckelkort eller nyckelbrickor.

 

Vilka fördelar har digitala nyckelsystem?

Förenklad nyckelhantering

En stor fördel med att använda ett digitalt nyckelsystem är att hanteringen av nycklarna blir enklare. Om en person till exempel glömmer sin nyckel eller förlorar den, är det enkelt att spärra nyckeln och skapa en ny. Med mekaniska nyckelsystem och fysiska nycklar blir detta svårare, dyrare och mer tidskrävande.

Spårbarhet och behörighetskontroll

En annan fördel med elektroniska nyckelsystem är att man enkelt kan se vem som har tillgång till olika dörrar och rum i fastigheten. Man kan hålla koll på vem som har tillgång till viktiga utrymmen och kan hantera säkerheten på ett effektivt sätt.

 

via GIPHY

 

Nyckelsystem som kombinerar digital teknik med fysiska komponenter

Som vi nämnde ovan är det vanligt att mekaniska system integreras med digitala system. Det kan till exempel innebära att nyckelskåp utrustas med digital teknik för att förenkla nyckelhanteringen. Förutom att de fysiska komponenterna, som lås och nycklar, integreras med digitala styrsystem kan även själva nycklarna innehålla både digitala och fysiska komponenter.

Det kan också innebära att en person behöver både en mekanisk nyckel och en elektronisk nyckel för att kunna öppna en dörr eller ett säkerhetsskåp. Detta ger extra säkerhet för exempelvis säkerhetsklassade utrymmen eller teknikrum.

 

Maglock

Inte sällan används så används så kallade maglock-system när man vill kombinera fysisk och digital säkerhet. Maglock är en låsmekanism som bygger på att man behöver både en mekanisk och en elektronisk nyckel för att öppna en viss dörr. Mekaniska nycklar används för att låsa upp dörren medan elektroniska nycklar används för att låsa den. Detta gör det extra svårt för obehöriga att få tillgång till känsliga utrymmen.

 

Nyckelskåp – en viktig del i varje nyckelsystem

Nyckelskåp erbjuder säker förvaring av er arbetsplats nycklar. Det finns såklart en mängd olika nyckelskåp att använda. Vissa är enkla plåtskåp, andra är säkerhetsskåp med inbyggd elektronik och mjukvara.

Det finns många olika typer av nyckelskåp:

• Mekaniska nyckelskåp
• Nyckelskåp med kodlås
• Nyckelskåp med fingeravtrycksläsare
• Nyckelskåp med kortläsare
• Nyckelskåp med biometrisk teknik
• Brandklassade nyckelskåp
• Nyckelskåp med larm
• Nyckelskåp med inbyggda nyckelkvittenser och register

 

Så, vad är då problemet med nyckelskåp?

Kort och gott: de är stationära.

Varför är det ett problem?

Du behöver tillgång till nyckelskåpet när du ska ha koll på nycklarna. I många verksamheter behöver man dock enkelt kunna låna ut nycklar på fältet när man inte har varken papperskvittenser eller nyckelskåp i närheten. Risken är att man lånar ut nycklar ändå, och då tappar man snabbt kontrollen.

 

Realbridge löser det problemet.

 

Men hur?

Genom att du sköter in- och utlåning helt digitalt i telefonen kan du göra det var som helst. Utan att behöva ha tillgång till nyckelskåp eller annan fysisk utrustning.

Du blippar bara nyckelns QR-kod med telefonens kamera så har du alltid full koll på den, oavsett om du är på kontoret eller ute på fältet.

 

via GIPHY

 

Vilka olika typer av nyckelskåp finns det?

Nyckelskåp kommer i många olika varianter och storlekar. De har också olika säkerhetsklasser och kan utrustas med en mängd olika funktioner. Här nedan listar vi de vanligaste typerna av nyckelskåp:

Nyckelskåp med elektronisk låsning

Elektroniska nyckelskåp ökar säkerheten eftersom det kräver autentisering för att öppnas (koder eller liknande). De kan dessutom hantera många användare och ge en överblick över vilka nycklar som används och när.

Mekaniska nyckelskåp

Mekaniska nyckelskåp är en enkel och prisvärd lösning för att förvara nycklar på ett säkert sätt. De är dessutom lätta att använda och kräver varken el eller batterier.

Nyckelskåp med kodlås

Nyckelskåp med kodlås ökar säkerheten eftersom användarna får olika koder.

Nyckelskåp med fingeravtrycksläsare

Nyckelskåp med fingeravtrycksläsare ökar säkerhet ytterligare genom att autentiseringen sker genom fingeravtryck. Det är både säkert och enkelt att använda för användarna.

Nyckelskåp med kortläsare

En fördel med kortläsare är att du kan ge olika användare olika kort, vilket ökar både säkerhet och kontroll. Det är också enklare att administrera och uppdatera användarinformationen.

Nyckelskåp med biometrisk teknik

Nyckelskåp som använder biometri, som exempelvis ansiktsigenkänning eller irisigenkänning, är säkra. Det är av naturliga skäl svårt att förfalska eller stjäla autentiseringsinformationen. Samtidigt är dessa nyckelskåp ofta dyra i inköp.

Brandklassade nyckelskåp

Brandklassade nyckelskåp ger skydd mot brand, vilket är särskilt viktigt för företag som hanterar känslig information eller dokumentation. De ger ett extra skydd för viktiga nycklar och dokument.

Nyckelskåp med inbyggt larm

Larmade nyckelskåp ger en ytterliga nivå av säkerhet och minskar risken för stölder av nycklar. Det avskräcker tjuven och ger en ökad trygghet för användarna.

Nyckelskåp med inbyggda kvittenser och register

Idag finns det alltfler nyckelskåp som innehåller digitala lösningar för att sköta kvittenser och register. Man kan till exempel kvittera ut en nyckel digitalt vid nyckelskåpet. De är ett bra sätt att organisera och hantera nycklar och ger god kontroll och översikt över nyckelanvändningen.

Problemet? De är dyra, riktigt dyra. Ett nyckelskåp med den här typen av funktionalitet kostar alltifrån 40 000 kr upp till en miljon styck. Om man har många nycklar att hålla koll på blir det snabbt mycket pengar.

 

Investera inte i ett nytt, dyrt, nyckelskåp. Skaffa Realbridge istället!

Om du vill öka säkerheten och kontrollen av företagets nycklar med en digital lösning, men inte vill investera i ett nytt och dyrt nyckelskåp med molnanslutning finns Realbridge.

Du behöver bara lägga in informationen om era nycklar i vår app (vi kan dessutom göra det för dig!) och kan fortsätta att använda ditt nuvarande nyckelskåp.

Då får du en modern, säker och molnbaserad nyckelhantering – till ditt nuvarande nyckelskåp.

 

Smart va?

 

Så, slutligen; hur ska man välja nyckelsystem?

Det finns många fördelar med att använda nyckelsystem för att hantera nycklar till fastigheter. De gör det möjligt att hålla koll på vem som har tillgång till fastigheten och att skapa tidsscheman för när dörrar ska vara öppna eller stängda. Det går också att skapa nycklar och spärra nycklar på ett enkelt sätt.

Samtidigt finns det många olika typer av nyckelsystem att välja mellan. Här har vi listat åtta saker som du bör hålla koll på när du väljer nyckelsystem:

1. Antalet användare: Hur många personer ska ha åtkomst till fastigheten och hur ofta behöver de ha åtkomst?
2. Enkel implementering: Om du behöver studera en instruktionsbok på 25 sidor och ta en kurs är det inte användarvänligt nog. Vi tycker att det ska räcka med 15 minuter onboarding-samtal!
3. Säkerhet: Vilken säkerhet krävs för olika delar av fastigheten? Ska det finnas möjlighet att spärra åtkomst till vissa delar av byggnaden vid behov?
4. Skalbarhet: Kan nyckelsystemet utökas eller ändras om fastigheten utvecklas eller om antalet användare ökar?
5. Kostnad: Vilka kostnader finns det för att införa och underhålla det valda nyckelsystemet?
6. Användarvänlighet: Hur enkelt är det för användarna att använda nyckelsystemet och är det lätt att hantera och administrera?
7. Teknik: Vilken teknik används i nyckelsystemet? Är det enkel att underhålla och finns det support och reservdelar om det behövs?
8. Compliance: Ni hanterar bland annat personuppgifter i ert nyckelsystem. Hur överensstämmer nyckelsystemet med gällande lagar och regler?

 

Sammantaget är nyckelsystem en viktig del av säkerheten för fastigheter. De gör det möjligt att hantera nycklar på ett säkert sätt och att hålla koll på vem som har tillgång till fastigheten. Det finns många olika typer av nyckelsystem att välja mellan och det är viktigt att välja ett system som passar fastighetens säkerhetsbehov och är lätt att hantera och underhålla.