[GUIDE] Att organisera fastighetsnycklar – tips & lista över nyckeltyper

I den här guiden lär du dig att:

• kategorisera fastighetsnycklar i de vanligaste nyckeltyperna
• välja vem som får tillgång till respektive nyckeltyp

När du har läst guiden har du:

• fått en överblick över vanliga nyckeltyper i fastigheter
• fått tips på en enkel struktur för dina fastighetsnycklar

 

Men nog om det.

Nu tar vi en titt på de nyckeltyper du behöver för att få koll på fastighetsnycklarna.

 

Vilka är de vanligaste nyckeltyperna i en fastighet?

Alla fastigheter har en mängd olika nycklar. De kan vara digitala eller fysiska. Man kan dela in dem i olika typer utifrån vem som använder dem, vilka delar av fastigheten de ska ge tillträde till eller när de ska användas.

De vanligaste nyckeltyperna i en fastighet:

• Huvudnycklar
• Servicenycklar
• Personalnycklar
• Gästnycklar
• Temporära, eller tillfälliga, nycklar

 

Huvudnycklar

Huvudnycklar behövs i alla fastigheter. Det är också den fastighetsnyckel som har högst behörighetsnivå och ger tillgång till alla rum, utrymmen och lokaler i fastigheten. Ibland väljer man att dela upp behörigheten på två sätt:

• Huvudnyckeln öppnar endast dörrar
  Huvudnyckeln ger helt enkelt åtkomst till samtliga delar av fastigheten. Den ges till personer som är ansvariga för fastigheten, såsom fastighetsägaren, vaktmästare eller fastighetsförvaltare, för att kunna utföra service och underhåll. Om fastigheten har ett parkeringsgarage inkluderas det i nyckelns behörighet.
• Huvudnyckeln öppnar både dörrar och tekniska system
  Huvudnyckeln ges även tillgång till både dörrar och fastighetens tekniska system. Det innebär att nyckelinnehavaren även har tillgång till larm, kameraövervakning och andra system.

 

Servicenycklar

Servicenycklar ges både till medarbetare och till entreprenörer, städfirmor och andra partners som behöver tillgång till delar av fastigheten. Servicenycklar brukar delas in i flera olika nyckeltyper:

• Nycklar till teknikrum
  Denna nyckel ger åtkomst till fastighetens teknikrum och ges till personer som är ansvariga för tekniska system och utrustning hos fastighetsägaren.
• Förrådsnycklar
  Förrådsnyckeln ger åtkomst till förråd där verktyg, utrustning och förbrukningsmaterial för service och underhåll förvaras. Nyckeln ges till personer som utför service och underhåll i fastigheten.
• Nyckel till parkeringsdäck och garage
  Nyckeln ges till alltifrån städfirmor till entreprenörer och serviceleverantörer som behöver löpande tillgång till garaget eller utrustning som förvaras där.

 

Personalnycklar

Personalnycklar är den vanligaste nyckeltypen och förekommer både som elektroniska taggar och fysiska nycklar. Det är vanligt av medarbetare har både servicenycklar och temporära nycklar beroende på ansvarsområden och arbetsuppgifter.

• Nyckel till kontorsrum och våningsplan
  Denna nyckel ger åtkomst till ett eller flera kontorsrum samt till ett eller flera våningsplan.
• Nyckel till pentry, kök, fikarum och gemensamma utrymmen
  Denna nyckel ger åtkomst till pentry, fikarum och andra gemensamma utrymmen i fastigheter där man behöver kunna låsa dörren till dessa rum.
• Toalettnycklar
  Toalettnyckeln ger åtkomst till toaletter i miljöer eller utrymmen där dessa av olika skäl inte ska vara publikt tillgängliga.

 

Nycklar för gäster och besökare

Oavsett vilken typ av fastighet det gäller så behöver man ibland låna ut nycklar till gäster och personer som besöker fastigheten. Man brukar dela in gästnycklar i kategorier. Några av de vanligaste är:

• Nycklar till mötesrum, för gäster och besökare som ska delta i möten eller event i fastigheten.
• Nycklar till reception, för besökare som ska checka in eller hämta något i receptionen.
• Parkeringsnycklar för gäster (om det finns garage i fastigheten).

 

Temporära och tidsbegränsade nycklar

• Temporära rumsnycklar
  Denna nyckel kan lånas ut till besökare, gäster, hantverkare och konsulter som ska ha tillgång till ett visst rum eller utrymme under en begränsad tid.
• Temporära områdesnycklar
  Detta är en nyckel som ger gäster och besökare tillgång till ett visst område eller våningsplan i fastigheten under en begränsad tid.

 

Sist men inte minst: tänk på att bestämma regler och villkor!

När ni organiserat era nycklar i kategorier och typer är det också viktigt att bestämma rutiner och regler för de olika typerna. Det är också viktigt att ni bestämmer följande saker:

1. Hur många nycklar/knippor behöver ni ha av varje nyckeltyp?
2. Ska ni låna ut nycklar eller knippor?
3. Ska nycklar som ger tillgång till känsliga utrymmen vara utlånade över natten? Detta kan till exempel vara huvudnycklar och lägenhetsnycklar med direkt access in i lägenheter.
4. Ska ni kunna låna ut nycklar från mer än ett ställe på företaget (gäller främst större företag med flera kontor och receptioner)?
5. Om en nyckel inte är återlämnad innan ni stänger för dagen, ska ni ha ett nyckelinkast eller ska ni ringa låntagarna och vänta tills de kommer in med nyckeln? Detta är extra viktigt för huvudnycklar och lägenhetsnycklar.
6. Ska ni spara kvittenserna när nyckeln kommer tillbaka eller inte? Hur länge ska de sparas?

 

Vill du få hjälp med att organisera dina fastighetsnycklar?

Vi hoppas att tipsen här ovanför ger dig lite tips som du kan använda för att kategorisera nycklarna i just din fastighet. Om du vill slippa pillet med fastighetsnycklar kan du använda vårt smidiga digitala system för nyckelhantering.

Då får du hjälp med dina nyckeltyper och kategorier, redan från start, och behöver aldrig mer hålla koll på in- och utlåning. Och det bästa? Du sköter allt direkt i din telefon eller surfplatta.

Ring oss på 063-151550 eller maila på info@realbridge.se så berättar vi mer. Du kan också boka en demo så visar vi hur enkelt det är att komma igång!