Guider

Miniguide: undvik att en huvudnyckel tappas bort med dessa 6 steg

Har du tappat bort en huvudnyckel någon gång? Då vill du nog aldrig göra om det... För det blir inte bara dyrbart att byta ut lås och nycklar, det tar också mycket tid. Ja, en borttappad huvudnyckel kan verkligen ställa till det. Här delar vi med oss av våra bästa tips för hantering av huvudnycklar, så att du minimerar riskerna för att det händer igen.

Våra bästa tips för att undvika att en huvudnyckel tappas bort

  1. Skapa  tydliga, enkla och säkra rutiner för utlämning av nycklar. Se också till att dessa kommuniceras till alla i er organisation som hanterar nycklar. Se också till att ha ett lättillgängligt register så att ni snabbt och enkelt kan se vem som ansvarar för varje nyckel.
  2. Se till att låntagaren signerar när huvudnyckeln hämtas ut och se till att ha tydliga villkor på nyckelkvittensen. Det är viktigt att tydligt förmedla att låntagaren har ansvaret för nyckeln tills den återlämnas samt att hur hen förväntas hantera nycklarna under tiden. Överlämnas nycklar utanför kontoret eller receptionen bör även rutinen följas här om nycklar överlämnas.’
  3. Ha ett arbetssätt som ger kontroll över varje nyckel. Dokumentation är A och O när det kommer till nyckelhantering. Så se till att ni dokumenterar varje del i nyckelhanteringen på ett tillförlitligt, tillgängligt och säkert sätt.  Det gör att ni kan identifiera vem som hade nyckeln senast samt när nycklar är utlånade i andra hand.
  4. Skapa en genomtänkt rutin för korttidslån. Se till att ha tydliga rutiner för de situationer när en huvudnyckel tillfälligt lämnas över till en entreprenör, en mäklare eller eller en medarbetare som lånar en nyckel från fastighetsägaren.
  5. Skapa en tydlig rutin för långtidslån och påminnelser om en nyckel ska lånas ut under en längre tid. Utan detta är det lätt hänt att man märker alldeles för sent att en nyckel inte lämnats tillbaka i tid, eller är borttappad. Det kan bli både kostsamt och leda till problem med försäkringsbolaget.
  6. Logga allt varje gång. Se till att ni alltid loggar när nycklar hämtas ut och återlämnas och se till att ni enkelt kan komma åt informationen i efterhand. Ni vill till exempel snabbt och enkelt kunna kartlägga var en nyckel befann sig vid ett inbrott. Fanns den inlåst i receptionen över natten när inbrottet inträffade eller var den utlånad?

OBS! En viktig bieffekt av att ni har genomtänkta rutiner och arbetssätt för hantering av huvudnycklar är att det förmedlar seriositet och kontroll. Det minskar risken för försenade återlämningar eller att nycklar inte återlämnas alls.

Tips: säkra upp hanteringen av huvudnycklar med Realbridge!

Med Realbridge har du automatiskt en komplett, fullständig historik för varje nyckel. Och den finns alltid lätt tillgänglig i molnet, var du än befinner dig. Det gör att du alltid kan kontrollera vem som hade en huvudnyckel senast och när den lämnades ut. Det underlättar om en huvudnyckel tappas bort eller försvinner.

 

Boka kostnadsfri demo!

Boka en personlig demo om du vill veta mer om säker, digital hantering av huvudnycklar. Klicka här för att komma till bokningssidan!