Checklista: steg för steg vid förlorad eller borttappad huvudnyckel

Att tappa bort en huvudnyckel är inte bara kostsamt. Det tar också mycket tid att reda ut situationen, åtgärda lås och nycklar och, i vissa fall, anlita vaktbolag för att säkra fastigheten. Så av naturliga skäl vill man undvika att förlora en huvudnyckel. Men om det händer, följ checklistan nedan.

Checklista, borttappad huvudnyckel

1. Kartlägg vem som hade nyckeln senast

Det första du bör göra är att kontrollera vem som hade nyckeln senast och om den är överlämnad till någon annan. För att kunna göra detta är det av högsta vikt att du har tydliga, noggranna rutiner för att dokumentera hanteringen av huvudnycklar.

Underlätta eftersökningen genom att alltid ha följande information om den som kvitterar ut en nyckel eller huvudnyckel:

– Förnamn Efternamn
– Personnummer
– Arbetsgivare
– Hemadress
– Telefon och mobiltelefon
– e-postadress

2. Gör en noggrann eftersökning

Ofta göms nycklar i kläder eller väskor. Med tanke på konsekvenserna – och kostnaderna för en borttappad huvudnyckel – är det väl värt att lägga extra tid innan du konstaterar att nyckeln är borta.

3. Vid konstaterad förlorad nyckel

Om du konstaterar att en huvudnyckel verkligen är borta och du inte är på plats ska du:

Omedelbart ringa en låssmed eller den på ditt företag som ansvarar för nycklar.
Om möjligt, spärra nyckeln.Säkra fastigheten (eller bostaden) omgående.
I många fall gäller inte försäkringen vid borttappad nyckel. Du bör därför säkra fastigheten fysiskt, eller be någon (exempelvis en väktare) kontrollera den tills du har hunnit byta lås.
Gör förlustanmälan hos Polisen.
Kontrollera med Polisens eller lokaltrafikens hittegods om du misstänker att nyckeln har försvunnit på allmän plats.

Tänk på att säkra upp fastigheten fysiskt om en huvudnyckel försvinner. Försäkringen gäller inte om något försvinner vid borttappad nyckel.

Vilket ansvar har medarbetaren som tappar bort en huvudnyckel?

Oftast har arbetsgivaren ett större ansvar vid en borttappad nyckel än medarbetaren om detta inte tex reglerats i anställningsavtal mm. Det är därför viktigt att skapa policys och regler hur nycklar ska hanteras både för nyanställda men också tydliga rutiner som är återkommande hur nycklar ska hanteras tex en påminnelse av rutiner och ansvar vid varje nyckellån eller överlämning av en nyckel.

Använd kodbricka på alla nycklar, inklusive huvudnyckeln

Fundera dessutom på att märka alla nycklar med en kodbricka. Det ökar chanserna rejält att få tillbaka en borttappad nyckel. Det är dock viktigt att aldrig märka nycklar så att man kan spåra vart nyckeln går. Detta är ett krav från försäkringsbolagen. Försäkringsbolagen ställer dessutom oftast krav att nycklar måste förvaras i ett godkänt värdeskåp för att din försäkring ska gälla.

Vårt bästa tips: låt Realbridge automatisera nyckelhanteringen!

Med Realbridge får du automatiskt komplett, fullständig historik för varje nyckel. Det gör att du alltid kan kontrollera vem som hade nyckeln senast och när den lämnades ut. All data samlas tryggt och lättillgängligt i molnet, så att du kan komma åt den var som helst, dygnet runt. Boka en personlig demo om du vill veta mer!